Cómo comercializar un evento híbrido: una guía honesta

Vayamos directamente a la respuesta honesta, porque sé que eso es lo que vino a buscar: cómo comercializar un evento híbrido se reduce a tratar a su público en persona y a su público virtual como dos audiencias reales y de igual valor y dar a cada uno una razón genuina para aparecer. Defines un valor distinto para ambos, segmentas tu promoción y mensaje, fijas el precio y empaquetas tus niveles de boletos honestamente, atrapas a la tecnología, atraes a ambas audiencias durante el evento, unes a todos bajo un hashtag y comunidad compartidos, y luego sigues calurosamente con cada grupo. Eso es todo, y todo lo que hay debajo es el cómo hacerlo debajo.

Aquí está mi promesa antes de profundizar: comercializar un evento híbrido no es el doble del trabajo de un evento normal, aunque al principio se pueda sentir así. Es realmente un evento con dos puertas principales, y una vez que aprendes a pensar en esos términos, todo se vuelve mucho más tranquilo. No necesitas un gran equipo o una plataforma elegante para hacer esto de manera hermosa. Necesitas claridad sobre lo que cada audiencia está recibiendo, la honestidad para describirlo con precisión y una forma constante y cálida de promoverlo. Vamos a construir el tuyo juntos, amigo.

A lo largo de esta guía te señalaré algunas inmersiones más profundas para que puedas acercarte donde necesites más detalles: mi pilar completo en Cómo hacer marketing de eventos, además de los recorridos enfocados en Cómo promocionar un evento virtual y Cómo aumentar la asistencia al evento. Pero esta página es tu mapa de todo el territorio híbrido. ¿Listo? Vamos.

¿Qué es exactamente un evento híbrido?

Un evento híbrido es un evento que se ejecuta para dos audiencias al mismo tiempo: personas físicamente presentes en una habitación, lugar o espacio, y personas que se unen en vivo en línea desde donde estén. La palabra clave está unida: no son dos eventos separados juntos, y no es un evento en persona que se registre. Es una experiencia única y unificada diseñada para que tanto la gente en los asientos como la gente en sus computadoras portátiles sientan que son parte del mismo momento.

Ese “juntos” es lo que hace que el híbrido sea especial, y también es exactamente lo que lo hace difícil de comercializar. Porque no le estás vendiendo una cosa a una multitud, estás ofreciendo dos experiencias genuinamente diferentes del mismo evento, y la persona que decide si asistir necesita entender a qué experiencia se están apuntando y qué es lo que realmente ofrece. Un asistente a la conferencia que vuela para las conversaciones del pasillo quiere cosas muy diferentes a las de alguien que sintoniza desde otro continente en su hora de almuerzo. Ambos son válidos. Ambos merecen una verdadera razón para decir que sí.

Así que cuando la gente pregunta cómo comercializar un evento híbrido bien, la respuesta honesta siempre vuelve a los círculos de respeto por ambas audiencias, en la sala y en la pantalla. El invitado en persona está intercambiando viajes, tiempo y, por lo general, más dinero por presencia, energía y conexión. El invitado virtual está intercambiando un poco de inmersión por accesibilidad, comodidad y alcance. Su trabajo de marketing es hacer que cada uno de ellos se sienta visto, decirle a cada uno de ellos la verdad sobre lo que obtendrán, y nunca dejar que una audiencia se sienta como una idea de último momento. Mantén eso en el centro y el resto cae en su lugar.

¿Cómo se comercializa un evento híbrido, paso a paso?

Aquí está la parte que nadie te dice: comercializar un evento híbrido no es una campaña abrumadora. Son un puñado de movimientos claros, apilados en el orden correcto. Déjame que te lleve a través de ellos como lo haría si estuviéramos sentados juntos cartografiando en una gran hoja de papel.

Paso 1: Dale a cada audiencia una razón distinta y genuina para aparecer

Esta es la base, así que quiero ser firme al respecto: Las audiencias virtuales y presenciales necesitan diferentes propuestas de valor, porque están comprando diferentes experiencias. Si comercializa ambos con el mismo genérico “únete a nosotros para un evento increíble!” El huésped en persona no puede decir por qué debería molestarse en viajar, y el huésped virtual no puede decir qué hace que la sintonización valga la pena.

Así que deletrear el valor real, específico para cada uno. Para tu audiencia en persona, esas son las cosas que simplemente no puedes replicar a través de una pantalla: la energía de una sala en vivo, las redes cara a cara, los talleres prácticos, las conversaciones en el pasillo, la ciudad en sí, la fiesta posterior, la experiencia táctil. Para su audiencia virtual, es lo que hace posible el estar a distancia: asistir desde cualquier lugar sin costo de viaje, ver sesiones a pedido más tarde, unirse desde una zona horaria diferente, participar sin tomar días libres y, a menudo, a un precio más bajo. Nombra estos beneficios honestamente y por separado. Cuando cada persona puede ver exactamente lo que hay para ellos, su marketing comienza a hacer su trabajo.

Paso 2: Segmenta tu promoción y tus mensajes

Una vez que conoces el valor distintivo, tu promoción también debe segmentarse, porque estas dos audiencias no siempre viven en los mismos lugares ni responden a los mismos ganchos. Explotar un mensaje idéntico en todas partes desperdicia tu esfuerzo y confunde a la gente.

Piensa en ello de esta manera. Su audiencia en persona es a menudo más local o regional, se preocupa por la logística (lugar, viajes, hoteles, estacionamiento, el horario en el suelo), y se deja influir por la promesa de conexión y atmósfera. Su audiencia virtual puede ser global, se preocupa por los detalles de acceso (la plataforma, la zona horaria en la que se ejecutan las sesiones, si está grabada) y se ve influenciada por la comodidad y el valor. Así que adapta en consecuencia:

• Liderar con logística y conexión para promociones en persona — consejos de viaje, el ángulo local, con quién se encontrarán, la energía de la habitación, la urgencia de las aves tempranas ligada a la capacidad física.
• Liderar con acceso y flexibilidad para promociones virtuales — únete desde cualquier lugar, las horas exactas en las principales zonas horarias, si las repeticiones están incluidas y qué tan fácil es participar.
• Conecta el canal con la audiencia. Puede llegar a los clientes potenciales locales en persona a través de grupos regionales, socios y orientación basada en la ubicación, al tiempo que llega a los asistentes virtuales a través de su comunidad en línea más amplia, lista de correo electrónico y alcance social más amplio.

Puedes promocionar el mismo evento en el mismo post a veces. — Solo tenga en claro que hay dos formas de asistir y vincule cada tipo de persona con los detalles correctos. Mi guía en Cómo promocionar un evento virtual profundiza en llegar al lado en línea específicamente, y Cómo aumentar la asistencia al evento cubre llenar ambos tipos de asientos.

Paso 3: Precio y paquete de sus niveles de boletos honestamente

Los eventos híbridos casi siempre tienen al menos dos niveles de boletos, en persona y virtuales, y a menudo más. Aquí es donde la honestidad importa enormemente, porque un comprador confundido o engañado es un reembolso, una queja y un futuro asistente perdido. El precio de cada nivel debe reflejar claramente lo que realmente obtiene ese nivel.

Las entradas en persona suelen costar más, y eso es justo, porque incluyen acceso físico, catering, redes, materiales y el ambiente en vivo. Los boletos virtuales generalmente cuestan menos porque el asistente no recibe esos extras físicos. Lo que debes hacer, cada vez, es dejar claro qué se incluye y qué no se incluye en cada nivel. Explíquelo claramente:

• ¿Qué? en persona El boleto incluye (acceso a la sala, comidas, swag, talleres, eventos de networking, lo que sea).
• Qué incluye el ticket virtual (qué sesiones se transmiten en vivo, si hay redes virtuales, si se proporcionan repeticiones y durante cuánto tiempo).
• Qué es el ticket virtual no lo hace incluir, así que nadie llega esperando la fiesta posterior a la que no pueden asistir.

Nunca deje que un comprador descubra después de pagar que el nivel que eligió le falta algo que asumió que estaba allí. Los niveles transparentes protegen su reputación y en realidad hacen que la gente se sienta más cómoda comprando, porque confían en que está siendo directo con ellos.

Paso 4: Obtener la tecnología correcta y decirle a la gente qué esperar

La tecnología es el puente entre sus dos audiencias, y es a menudo donde los eventos híbridos brillan o tropiezan. Necesitas una configuración de transmisión confiable, un buen audio y video para la multitud remota, una plataforma donde los asistentes virtuales puedan ver y participar, e idealmente una forma para que las dos audiencias interactúen entre sí. No necesitas la pila más cara del mundo, pero sí necesita funcionar.

Desde el punto de vista del marketing, el movimiento crucial es Establecer expectativas precisas sobre la tecnología antes de que alguien compre. Diles a los asistentes virtuales qué plataforma usarán, qué dispositivo y conexión necesitarán, si las sesiones son en vivo o bajo demanda y cómo harán preguntas o conectarán a la red en línea. Diles a los invitados en persona cómo el elemento híbrido también los afecta, si es que lo hace. La claridad aquí evita la decepción híbrida más común: alguien que espera una experiencia en línea fluida e interactiva y que obtiene un feed de video estático en su lugar, o viceversa. Describa lo que está entregando en realidad, luego entregue.

Paso 5: Involucrar a ambos públicos por igual durante el evento

El marketing no se detiene cuando se abren las puertas: cómo se siente realmente el evento se convierte en el marketing para la próxima vez y la palabra viaja. El pecado cardinal de los eventos híbridos es tratar a la audiencia virtual como espectadores de segunda clase que simplemente ven el evento “real” suceder sin ellos. Si tus asistentes remotos se sienten olvidados, se lo dirán a las personas y tu próximo nivel virtual no se venderá.

Planee deliberadamente incluir ambos. Eso significa un anfitrión o moderador que atrae activamente a la audiencia en línea: lee sus preguntas en voz alta, las reconoce por su nombre, realiza encuestas que ambas audiencias responden y teje participantes virtuales en la conversación de la sala. Significa preguntas y respuestas que se realizan tanto desde el micrófono como desde el chat. Significa dar a los asistentes virtuales sus propias formas de conectarse en red, no solo una transmisión unidireccional. Cuando ambos públicos se sientan igualmente presentes e igualmente valorados, ambos se convertirán en las personas que deleitarán con su evento y volverán.

Paso 6: Construye un hashtag y una comunidad unificados

Aquí hay una manera encantadora y práctica de hacer que “juntos” sean reales: dar a todos un hashtag compartido y un espacio comunitario compartido, para que las multitudes en persona y virtuales se mezclen en la misma sala digital incluso cuando no están en la misma física. Un solo hashtag de evento permite que alguien en el lugar y alguien en todo el mundo publiquen el mismo feed, reaccionen a los mismos momentos y se descubran mutuamente.

Promociona ese hashtag constantemente antes, durante y después: en tus publicaciones, tus diapositivas, tus correos electrónicos, tu señalización, tu plataforma virtual. Animar a ambos públicos a usarlo. Considere un grupo o canal comunitario compartido donde las preguntas, las conexiones y las conversaciones continúen para todos. Esta capa unificada es a menudo lo que convierte un evento híbrido de “dos audiencias viendo lo mismo” en “una comunidad que se reunió de dos maneras”. También es un regalo para tu marketing, porque crea una corriente de contenido real y entusiasta de los propios asistentes.

Paso 7: Haz un seguimiento cálido con ambas audiencias

El seguimiento es donde vive gran parte del valor a largo plazo, e híbrido significa que haces un seguimiento con dos grupos que necesitan cosas ligeramente diferentes. No envíes un agradecimiento genérico y llámalo hecho. En su lugar:

• Agradece a cada audiencia de una manera que se ajuste a su experiencia, reconociendo lo que realmente asistieron.
• Entrega lo que prometiste a cada nivel: grabaciones y repeticiones para aquellos a quienes se les dijo que las obtendrían, recursos, diapositivas y cualquier material de seguimiento, en la línea de tiempo que estableciste.
• Invitar comentarios de ambos Por separado, porque las experiencias en persona y virtuales tienen diferentes fortalezas y puntos débiles, y solo mejorarás si escuchas ambas honestamente.
• Nutre a ambos hacia la próxima vez, teniendo en cuenta que un asistente virtual feliz este año podría convertirse en un invitado en persona el próximo año, y viceversa.

Un buen seguimiento convierte a un asistente de una sola vez en uno repetido, y el híbrido te da dos audiencias para nutrir en lugar de una. Trátalo como el regalo que es.

¿Cómo ser honesto con ambas audiencias?

Vale, vamos a ir despacio aquí abajo, porque esta es la parte que más me importa, y es la diferencia entre un evento híbrido que construye tu reputación durante años y uno que silenciosamente la erosiona. Los eventos híbridos funcionan con la confianza de dos audiencias a la vez, lo que significa que tienes el doble de responsabilidad de ser honesto. Aquí está el código que tatuaría en la pared, así que escúchame claramente en cada uno.

No sobrevendas la experiencia virtual como si estuviera allí.

Este es el grande, así que lo estoy poniendo primero. Es realmente tentador comercializar su nivel virtual como “¡como estar en la habitación!”, pero si no lo es, no lo diga. Ver en una pantalla es una experiencia real y valiosa, y también es una experiencia diferente. Por lo general, no puede replicar las conversaciones del pasillo, las conexiones espontáneas o la energía completa de una habitación en vivo, y eso está bien. Establezca expectativas precisas. Vender la experiencia virtual por lo que realmente es – accesible, conveniente, flexible, de gran alcance – no como un sustituto perfecto de la presencia. Un asistente que recibe exactamente lo que prometiste está encantado; uno que se le dijo “¡idéntico!” y obtuvo algo menor se siente engañado, y con razón.

Sea preciso sobre los precios y lo que cada nivel obtiene

El precio de cada nivel debe reflejar honestamente su contenido, y cada inclusión y exclusión debe indicarse claramente antes de la compra. No entierra el hecho de que el boleto virtual no incluye el taller, no hay un lenguaje vago de “acceso completo” que signifique diferentes cosas para diferentes niveles, no hay tarifas sorpresa. Cuando alguien puede ver exactamente lo que está pagando, compra con confianza y llega sin resentimiento. Los precios transparentes no solo son éticos, sino que también son la forma más confiable de prevenir reembolsos y proteger su nombre.

Reportar números de asistencia reales

Cuando hables de cuántas personas asistieron, a patrocinadores, a socios, a tu audiencia, en tu marketing para la próxima vez, usa tus números reales y ten claro lo que estás contando. Las inscripciones no son las mismas que las de los asistentes en vivo; un pico de audiencia concurrente no es el mismo que el total de asistentes únicos; y combinar en persona y virtual en una gran cifra impresionante sin explicación puede ser engañoso. No necesitas números inflados para tener un evento exitoso. Las figuras honestas y claramente definidas crean el tipo de credibilidad por el que vuelven los patrocinadores y los asistentes. Nunca fabrique o acolche silenciosamente un conteo.

Hazlo accesible para ambos públicos

La accesibilidad no es algo agradable de tener, es parte de ser honesto que todos son realmente bienvenidos. Para su audiencia virtual, eso significa cosas prácticas como subtítulos o transcripciones, programar sesiones en momentos que respetan múltiples zonas horarias (u ofrecer repeticiones para que nadie se quede fuera del reloj), y una plataforma que funciona en todos los dispositivos y tecnología de asistencia. Para su público en persona, significa un acceso físico real: rutas sin escalones, asientos y baños accesibles, señalización clara y alojamientos que las personas pueden solicitar con anticipación. Dile a la gente qué accesibilidad le das para que puedan planificar. Cuando prometas un evento inclusivo, hazlo genuinamente inclusivo para ambas multitudes.

Manejar los datos y el consentimiento de ambas audiencias con cuidado

Estás recopilando información personal de dos grupos de personas: registros, correos electrónicos y, a menudo, videos, registros de chat y grabaciones de participantes. Trátalo todo con respeto. Obtenga un consentimiento claro sobre cómo usará los datos de las personas y para grabarlos, especialmente porque los asistentes virtuales pueden aparecer en la cámara o en el chat que se guarda y comparte. Dile a la gente claramente qué se grabará, dónde se publicará y cómo pueden optar por no participar. Solo recopila lo que necesitas, protégelo adecuadamente y respeta las opciones de privacidad tanto para la persona como para la multitud en línea. La confianza es la verdadera moneda de tu evento; nunca la gastes descuidadamente.

Honra cada término y promesa que hagas

Lo que sea que anuncies -las repeticiones, los oradores, la política de reembolso, los horarios de las sesiones, los beneficios en cada nivel-, entrégalo o comunícate honestamente en el momento en que algo tenga que cambiar. Si un orador se retira, si una sesión se mueve, si la tecnología decepciona, díselo a la gente abiertamente y arréglalo en lugar de esperar que nadie se dé cuenta. Honrar sus términos en ambas audiencias, incluso cuando le cuesta un poco, es exactamente lo que convierte a los asistentes por primera vez en personas que confían en usted con su tiempo y dinero nuevamente. Y por favor, nunca garantices resultados que no puedas controlar, sin prometer un número específico de contactos, conexiones o resultados a los asistentes o patrocinadores.

¿Qué errores híbridos de marketing de eventos debes evitar?

Ya que estamos siendo reales el uno con el otro, déjame salvarte de los baches en los que veo a los organizadores reflexivos caer. Casi todos vienen de buenas intenciones más un poco abrumadores.

• Tratar lo virtual como una ocurrencia tardía. Atornille una cámara web en un evento en persona y llamándola híbrida abrevia a su audiencia en línea. Diseña para ambos desde el principio.
• Un mensaje genérico para todos. Dos audiencias que compran dos experiencias necesitan dos lanzamientos personalizados. Una sola vaga promoción subestima a ambos.
• Sobreventa de la experiencia online. Prometer “como estar allí” cuando no crea decepción que no se puede reembolsar su salida. Establezca expectativas precisas.
• Niveles de boletos borrosos. Inclusiones poco claras y exclusiones sorpresa engendran reembolsos y resentimiento. Describe exactamente lo que cada nivel recibe, antes de comprar.
• Ignorar a la multitud virtual durante el evento. Si los asistentes remotos solo miran y nunca son reconocidos, no volverán. Involucrar a ambos públicos activamente.
• Saltarse la accesibilidad. Sin subtítulos, zonas horarias brutales o un lugar donde la gente no pueda navegar silenciosamente excluye a los asistentes que invitaste. Planifique el acceso para ambos.
• Inflar los números. Rellenar la asistencia de los patrocinadores o los derechos de fanfarronear es una forma rápida de perder la confianza que llena su próximo evento. Usa figuras reales.

Cómo comercializar un evento híbrido más fácilmente con SocialBlaze

Permítanme ser directo con ustedes acerca de donde una herramienta como SocialBlaze porque nunca quiero sobrevender. SocialBlaze es no software de alojamiento de eventos o de transmisión — no ejecutará su plataforma virtual, venderá sus boletos ni administrará su lugar. Esas son sus propias artesanías, y cualquier herramienta que afirme “automatizar” completamente un evento híbrido merece una buena dosis de escepticismo.

¿Qué SocialBlaze hace hacer, y lo hace genuinamente bien, es hacerse cargo del trabajo de promoción y compromiso que los eventos híbridos exigen una gran cantidad de — La parte donde se está comercializando para dos audiencias en cada red a la vez. Puedes planificar y Programa tu promoción segmentada De esta manera, tus publicaciones en persona y tus publicaciones virtuales se publican en los canales correctos en los momentos correctos, sin que vivas dentro de cada aplicación. Puedes poner en cola tus recordatorios de cuenta regresiva y empujones de zona horaria así que ambas audiencias reciben indicaciones oportunas a medida que se acerca el evento. Puedes mantener tu Un hashtag de evento unificado consistente en todas partes que publique, por lo que ambas multitudes se reúnen en el mismo feed. Y cuando las preguntas, comentarios y DMs comienzan a llegar de ambas audiencias, puedes responder a todos desde uno bandeja de entrada unificada en lugar de saltar entre plataformas, por lo que ningún asistente interesado se queda en leer.

En otras palabras, toma la parte de “presentarse constantemente y mantenerse en contacto con ambas audiencias” de su plato, para que pueda verter su energía real en el diseño de un evento que valga la pena asistir, en la sala o en línea. Ese es exactamente el papel proporcionado que una buena herramienta debe desempeñar. Para la estrategia más profunda, mi guía de pilares sobre Cómo hacer marketing de eventos Une todo el cuadro.

Su siguiente paso simple

Si haces una sola cosa después de leer esto, hazlo así: abre una página en blanco y escribe dos listas cortas y honestas una al lado de la otra, exactamente lo que obtiene tu invitado en persona y exactamente lo que obtiene tu asistente virtual. Sea específico y sea sincero sobre las diferencias. Ese único ejercicio aclara sus precios, sus mensajes y su promoción de una sola vez, porque todo en el marketing híbrido fluye de ser claro en las dos experiencias que realmente está ofreciendo. Desde allí, puedes segmentar tu promoción, configurar tus niveles, planificar tu tecnología y programar tu cuenta regresiva, y todo se sentirá como un evento con dos puertas de bienvenida en lugar de una doble carga de trabajo caótica. Lo tienes, de verdad, y ambos de tu público estarán tan contentos de que les hayas dejado espacio.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un evento híbrido en términos simples?

Un evento híbrido es un evento único que se ejecuta para dos audiencias al mismo tiempo: personas que asisten en persona en un lugar físico y personas que se unen en vivo en línea desde donde estén. El punto es que ambos grupos comparten una experiencia simultáneamente, en lugar de ser dos eventos separados o un evento en persona que simplemente se registra. Comercializarlo bien significa darle a cada audiencia su propia razón genuina para asistir y ser honesto sobre lo que ofrece cada experiencia.

¿Cómo se valoran las entradas para eventos híbridos de manera justa?

El precio de cada nivel para reflejar honestamente lo que realmente incluye. Las entradas en persona suelen costar más porque incluyen acceso físico, catering, redes y el ambiente en vivo, mientras que las entradas virtuales suelen costar menos porque el asistente no recibe esos extras físicos. Lo más importante es decir claramente lo que está y no está en cada nivel antes de que alguien compre, para que nadie descubra un beneficio que falta después de pagar. Los niveles transparentes generan confianza y evitan reembolsos.

¿Cómo mantener a los asistentes virtuales comprometidos en un evento híbrido?

Trátelos como participantes completos, no como espectadores. Tenga un anfitrión o moderador que atraiga activamente a la audiencia en línea leyendo sus preguntas en voz alta, reconociéndolas y realizando encuestas que ambas audiencias respondan y brinde a los asistentes virtuales sus propias formas de conectarse en lugar de solo una transmisión unidireccional. Un hashtag de evento compartido y un espacio comunitario también ayudan a las multitudes a mezclarse. Cuando los asistentes remotos se sienten igualmente vistos y valorados, se involucran más y regresan la próxima vez.

¿Debo comercializar a las audiencias en persona y virtuales de manera diferente?

Sí. Los dos públicos a menudo están en diferentes lugares y responden a diferentes ganchos, así que personaliza tus mensajes y canales. Liderar con logística, conexión local y ambiente en vivo para la promoción en persona, y liderar con acceso, flexibilidad, zonas horarias y conveniencia para la promoción virtual. Puedes promocionar ambos en la misma campaña, pero deja claro que hay dos formas de asistir y señalar a cada tipo de persona los detalles que les importan.

¿Cómo puedo hacer que un evento híbrido sea accesible para todos?

Planificar la accesibilidad para ambos públicos deliberadamente. Para los asistentes virtuales, eso significa cosas como subtítulos o transcripciones, tiempos de sesión que respetan múltiples zonas horarias o repeticiones para que nadie esté excluido por el reloj, y una plataforma que funciona en todos los dispositivos y tecnología de asistencia. Para los huéspedes en persona, significa un acceso físico real, como rutas sin escalones, asientos y baños accesibles, y alojamientos que las personas pueden solicitar con anticipación. Dígale a la gente claramente lo que usted proporciona para que todos puedan planificar con confianza.