Social media per centri congressi e sedi di congressi

Perché i social media sono importanti per i centri congressi

I centri congressi e le sedi delle conferenze operano in un mercato altamente competitivo in cui organizzatori di eventi, coordinatori di riunioni aziendali e direttori di associazioni valutano costantemente le loro opzioni. I social media sono diventati uno dei canali di ricerca principali per questi decisori e la presenza online della tua sede spesso funge da prima impressione prima che avvenga qualsiasi chiamata di vendita.

A differenza delle aziende retail che si affidano agli acquisti impulsivi, i centri conferenze dipendono dalle vendite basate sulle relazioni con tempi di consegna lunghi. Un pianificatore di eventi aziendale potrebbe iniziare a ricercare sedi da sei a diciotto mesi prima della data dell’evento. Durante questa fase di ricerca, visiteranno il tuo sito web, controlleranno i tuoi profili sui social media e guarderanno come presenti il tuo spazio al mondo. Una presenza sui social media ben tenuta segnala professionalità, attenzione ai dettagli e un impegno per la soddisfazione del cliente.

I social media consentono anche ai centri conferenze di rimanere al top della mente con i clienti passati. Quando una società che ha ospitato una riunione annuale di successo nella tua sede vede i tuoi contenuti regolarmente nel loro feed, è molto più probabile che riprenotino rispetto a se devono ricordare il tuo nome da un biglietto da visita seduto in un cassetto.

Scegliere le piattaforme giuste per il tuo luogo

LinkedIn per gli organizzatori di eventi B2B

LinkedIn è probabilmente la piattaforma più preziosa per i centri congressi perché il tuo pubblico principale vive lì. Pianificatori di eventi, assistenti esecutivi, direttori delle risorse umane che pianificano ritiri aziendali e responsabili di associazioni utilizzano tutti LinkedIn professionalmente. Condividi contenuti sulle capacità della tua sede, pubblica articoli sulle tendenze di pianificazione degli eventi e interagisci con gruppi di settore incentrati su riunioni e convegni.

Crea una pagina aziendale LinkedIn per la tua sede e incoraggia il tuo team di vendita a condividere i contenuti della sede dai loro profili personali. Le condivisioni personali spesso generano più coinvolgimento rispetto ai post sulle pagine aziendali su LinkedIn, quindi responsabilizza il tuo team a essere ambasciatore del marchio.

Instagram per il Visual Storytelling

Le sedi delle convention sono intrinsecamente attività visive. Una sala da ballo splendidamente impostata, un set AV all’avanguardia o una splendida hall dell’atrio si traducono in contenuti Instagram convincenti. Usa Instagram per costruire un portfolio di aspirazioni su come appaiono e si sentono gli eventi nella tua sede.

Le storie e le Reels di Instagram sono particolarmente efficaci per mostrare le configurazioni degli eventi in corso, i video time-lapse delle trasformazioni delle stanze e i rapidi scorci dietro le quinte che umanizzano il tuo marchio. Utilizza i tag di localizzazione in modo coerente in modo che le persone che cercano sedi di eventi nella tua zona possano scoprire i tuoi contenuti in modo organico.

Facebook per la comunità e la portata locale

Facebook rimane importante per i centri congressi, in particolare per raggiungere organizzazioni locali, gruppi no profit e pianificatori della comunità che potrebbero non essere così attivi su LinkedIn. La tua pagina Facebook funge anche da piattaforma di recensioni in cui i clienti passati possono lasciare testimonianze che influenzano le prenotazioni future.

Gli eventi di Facebook possono essere utilizzati per promuovere case aperte, vetrine e eventi di networking che ospiti nella tua struttura. Questi eventi possono essere condivisi, invitati e scoperti da persone nella tua area geografica.

Idee di contenuto che guidano le prenotazioni

Il contenuto che condividi dovrebbe avere un duplice scopo: dimostrare le capacità della tua sede e fornire valore agli organizzatori di eventi che ti seguono. Ecco le categorie di contenuti che si comportano bene per i centri congressi:

• Tour virtuali e video di approfondimento: Dai ai potenziali clienti un senso del tuo spazio senza richiedere una visita di persona. Filma diverse configurazioni di stanze, evidenzia caratteristiche architettoniche uniche e mostra i tuoi spazi esterni, se applicabile.
• Highlights e ricapitolazioni dell’evento: Con il permesso del cliente, condividi foto e brevi video di eventi di successo. Tagga l’organizzatore dell’evento e tutti i fornitori che hanno partecipato per espandere la tua portata attraverso le loro reti.
• La configurazione della stanza mette in mostra: Mostra lo stesso spazio allestito per diversi tipi di eventi: una presentazione in stile teatro, una cena per banchetti, un piano di esposizione commerciale, un setup in classe. Questo aiuta i pianificatori a visualizzare il proprio evento nel tuo spazio.
• Faretti per il personale: presenta i tuoi coordinatori di eventi, i tecnici AV, il team di catering e i responsabili delle strutture. Gli eventi sono un business per le persone e mostrare il tuo team crea fiducia.
• Suggerimenti e risorse per la pianificazione: condividere liste di controllo, tempistiche e consigli per la pianificazione degli eventi. Questo posiziona la tua sede come un partner esperto, non solo un affitto di camere.
• Contenuto stagionale e di vacanza: Evidenzia come la tua sede si adatta alle diverse stagioni, feste ed eventi a tema durante tutto l’anno.

Costruire un programma di posting coerente

I centri congressi beneficiano di un calendario di contenuti strutturato che si allinea con il ciclo di pianificazione degli eventi. La maggior parte degli eventi di grandi dimensioni sono prenotati con largo anticipo, quindi i tuoi contenuti dovrebbero rivolgersi ai pianificatori nelle diverse fasi del loro processo decisionale.

Cerca di pubblicare almeno tre o quattro volte alla settimana sulle tue piattaforme principali. Un programma settimanale di esempio potrebbe includere:

• Lunedì: un suggerimento di pianificazione o un’intuizione del settore su LinkedIn
• Martedì: una vetrina fotografica o video della sede su Instagram
• Mercoledì: Una testimonianza del cliente o un riepilogo dell’evento su Facebook
• Giovedì: una storia dietro le quinte o una bobina su Instagram
• Venerdì: un’anteprima di un evento del fine settimana o riflettori del personale su tutte le piattaforme

La coerenza conta più del volume. È meglio pubblicare tre contenuti di alta qualità a settimana piuttosto che inondare i tuoi canali con materiale mediocre. Usa uno strumento di pianificazione per mettere in batch la creazione dei contenuti e mantenere una cadenza costante anche durante le stagioni degli eventi più trafficate.

Coinvolgere il tuo pubblico e costruire relazioni

Rispondere alle richieste prontamente

I messaggi e i commenti dei potenziali clienti sui social media meritano la stessa urgenza di una telefonata o di una richiesta via email. Molti organizzatori di eventi raggiungeranno attraverso i social media come un modo rapido per chiedere disponibilità, capacità o prezzi prima di impegnarsi in un processo formale di RFP. Configurare le notifiche e designare un membro del team per monitorare i messaggi in arrivo durante l’orario lavorativo.

Collaborazione con i fornitori di eventi

La tua sede esiste all’interno di un ecosistema di professionisti degli eventi: ristoratori, fioristi, fotografi, aziende AV, fornitori di intrattenimento e altro ancora. Promuovere in modo incrociato con questi fornitori sui social media. Taggali nei ricapitolamenti degli eventi, condividi i loro contenuti quando sono pertinenti e collabora su contenuti comuni come le serie di riflettori sui fornitori. Queste partnership ampliano la tua portata e rafforzano la qualità dell’esperienza totale dell’evento che offri.

Incoraggiare i contenuti generati dagli utenti

Gli eventi generano naturalmente una grande quantità di foto e video creati dagli utenti. Crea un hashtag di marca per la tua sede e incoraggia gli organizzatori e i partecipanti a usarlo. Ripubblica i migliori contenuti generati dagli utenti con credito al creatore originale. Questo fornisce una prova sociale e riempie il tuo calendario di contenuti con materiale autentico da eventi reali.

Iniziare con SocialBlaze

Gestire i social media su più piattaforme mentre si esegue un centro conferenze occupato può essere travolgente. SocialBlaze semplifica questo processo fornendo pianificazione multipiattaforma, analisi, gestione della posta in arrivo e creazione di contenuti assistita dall’intelligenza artificiale in un unico posto. Puoi pianificare il tuo calendario dei contenuti, pianificare i post per LinkedIn, Facebook, Instagram e altro ancora e tenere traccia di quali contenuti guidano il maggior numero di richieste e di coinvolgimento.

Con SocialBlaze’s Posta in arrivo unificata, è possibile rispondere a messaggi e commenti da tutte le piattaforme social in un unico luogo, assicurando che nessuna potenziale richiesta di prenotazione scivola attraverso le crepe. La dashboard di analisi ti aiuta a capire quali tipi di contenuti risuonano con i pianificatori di eventi in modo da poter perfezionare la tua strategia nel tempo.

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Misurare il successo e affinare la tua strategia

Monitora le metriche che si collegano direttamente ai tuoi obiettivi di business. Per i centri conferenze, le metriche più significative includono:

• Volume di richiesta: Tieni traccia di quante richieste di location provengono o fanno riferimento alla tua presenza sui social media.
• Traffico di siti web dai social: Monitora il traffico di riferimento dai social media al sito web della tua sede, in particolare alle pagine di prenotazione o di contatto.
• Tasso di coinvolgimento: guarda i like, i commenti, le condivisioni e i salvataggi relativi al numero di follower per valutare la qualità del contenuto.
• Crescita dei follower: la crescita costante dei follower tra il tuo pubblico di destinazione indica che la tua strategia di contenuti sta attirando le persone giuste.
• Attribuzione del cliente: chiedi ai nuovi clienti come hanno sentito parlare della tua sede e se i social media hanno giocato un ruolo nella loro decisione.

Rivedi le tue analisi mensili e regola il tuo mix di contenuti in base a ciò che funziona meglio. Se i video dei tour virtuali superano costantemente le foto statiche, investi più tempo nella produzione video. Se i post di LinkedIn generano più richieste di informazioni rispetto a Instagram, sposta più del tuo sforzo lì.

Domande frequenti