Strumenti di Webinar Marketing e Workflow: cosa usare e come

Chiedi quali strumenti ti servono per i webinar e ti verrà venduta una piattaforma. Ma la piattaforma ospita un’ora di un processo che si estende su cinque settimane – e il flusso di lavoro circostante, non il software di hosting, è ciò che determina se i registranti si presentano, i lead vengono seguiti e le registrazioni ottengono una seconda vita. Questo articolo copre la funzione stack per funzione, quindi assembla il flusso di lavoro end-to-end con i suoi handoff e checklist, perché i handoff sono dove i programmi webinar si rompono effettivamente.

Funzione 1: La piattaforma di hosting, scelta per requisito

Tre livelli di capacità di hosting

Tier one è il software di riunione che già paghi — Zoom, Incontro, Squadre — che gestisce sessioni di piccole e medie dimensioni, condivisione schermo, registrazione e registrazione di base. Tier Two è una modalità o un software webinar dedicato (Zoom Webinar, Livestorm, Demio, WebinarJam e colleghi) che aggiunge pagine di registrazione, separazione partecipante-versus-panelist, sondaggi, analisi ed e-mail automatizzate. Il terzo livello aggiunge l’automazione evergreen — sessioni on-demand e scheduled-replay con meccaniche live simulate. Scalare solo quando un requisito denominato lo costringe: limiti di dimensione del pubblico, la necessità di anonimato dei partecipanti, profondità di integrazione o canalizzazioni on-demand.

Le capacità che contano davvero nella valutazione

Quando si confrontano le piattaforme, valutare le caratteristiche non glamour: affidabilità dell’esperienza di join su reti e telefoni aziendali (ogni errore di join è un vantaggio per cui hai pagato e perso), qualità dei dati di partecipazione e coinvolgimento esportati, se i dati registrati scorrono in modo pulito nel tuo strumento di posta elettronica e quanto indolore la registrazione esporta. Grafica di fase fantasia demo bene e convertire nessuno.

Funzione 2: Registrazione e percorso dati

La pagina e il modulo

Che tu utilizzi la pagina nativa della piattaforma o il tuo costruttore di landing page, l’asset di registrazione ha bisogno di un titolo basato sui risultati, tre proiettili da asporto, credibilità degli altoparlanti, logistica con fuso orario e una forma minima. Aggiungi una domanda di qualificazione solo se qualcuno agirà sulle risposte. Testa tu stesso l’intero percorso su un telefono – registrati, ricevi la conferma, trova il link di join – perché il percorso è il prodotto fino al giorno dell’evento.

Dove devono atterrare i dati

Decidi prima della prima promozione in cui i record dei registranti vivono: la tua piattaforma di posta elettronica o CRM, non un CSV che qualcuno esporta in seguito. Collegare la connessione (integrazione nativa o un semplice ponte di automazione) in modo che la registrazione attiva automaticamente la sequenza di conferma e promemoria e tagga il contatto con il nome dell’evento. Questo singolo pezzo di impianto idraulico è la differenza tra follow-up che si verifica in ore rispetto alle settimane.

Funzione 3: il kit di touchpoint e-mail

Le sei email standard

Modelliamo questi una volta e clona per evento: conferma con il file del calendario, un promemoria a valore aggiunto alcuni giorni fuori (condividere una risorsa correlata, costruire l’anticipazione), promemoria di un’ora prima con il link di join in alto, l’e-mail di replay e materiali ai partecipanti e l’e-mail di replay mancata a no-show. L’ora prima dell’email fa il sollevamento presenze più pesante; le due email post-evento fanno il sollevamento delle entrate più pesanti. Nessuno deve essere intelligente – devono essere inviati.

File di calendario come strumento di partecipazione

Allegare o collegare un invito calendario corretto nella conferma. Un webinar che esiste nel calendario del registrante con un link di join cliccabile compete per il loro martedì a condizioni pari; uno che vive in un’e-mail sepolta perde a qualsiasi cosa porti quel pomeriggio. È il miglioramento più economico del tasso di partecipazione nell’intero stack.

Funzione 4: Configurazione della presentazione

La scrivania del presentatore, standardizzata

Fissare una configurazione fisica ripetibile: microfono esterno o cuffie testate, fotocamera a livello degli occhi, luce rivolta verso il presentatore, internet cablato dove possibile, notifiche silenziate, un secondo schermo o contorno stampato per le note del presentatore e acqua. Mantieni le diapositive in un modello condiviso con le convenzioni della casa: testo grande, un’idea per diapositiva, ricapitola le diapositive tra i blocchi. Registra il backup locale se la piattaforma lo supporta; le registrazioni sono la metà del valore dell’evento e le piattaforme occasionalmente li mangiano.

Il sedile del produttore e la sua console

Per qualsiasi cosa al di là di sessioni intime, il personale un secondo posto: ammettere i partecipanti, la pubblicazione di link di chat preparati in momenti scriptati, il lancio di sondaggi, triaging Q & A, e la gestione del partecipante che non può sentire. Dare al produttore una console di una pagina doc: i timestamp di corsa-di-spettacolo, i collegamenti da incollare, le domande del sondaggio, e il piano di emergenza (cadute del presentatore: produttore tiene la stanza e condivide lo stato di rejoin). Questo ruolo, non un software migliore, è ciò che fa sentire gli eventi professionalmente gestiti.

Funzione 5: La coda di promozione

Promozione sociale come pacchetto modello

Ogni evento viene fornito con un pacchetto social standard attraverso i tuoi canali: annuncio, due o tre post angolari (il problema, un teaser di un punto di insegnamento, la storia dell’oratore), ultima chiamata, giorno di, e il replay post-evento e post clip. Disegna il pacchetto in una sola seduta e pianificalo per terminare in lo scheduler dei social media di SocialBlaze – la coda esegue la pista mentre il team prepara il contenuto e la vista del calendario mostra l’arco di promozione di ogni evento accanto alla tua pubblicazione regolare in modo che nessuno dei due si schieri l’altro.

Kit di amplificazione per partner e altoparlanti

Quando sono coinvolti ospiti o partner, rendete l’amplificazione semplice: inviate loro un mini-kit con due post pre-scritti, il link di registrazione e qualsiasi grafica, oltre a date di pubblicazione suggerite allineate alla vostra pista. I partner promuovono ciò che è privo di attriti. Il kit dura venti minuti e spesso raddoppia le registrazioni su eventi associati.

Funzione 6: Il kit di riuso

Dalla registrazione alla famiglia di asset entro una settimana

In piedi pipeline post-evento: esportare e backup della registrazione; tagliarlo in un replay pulito con la pulizia rimosso; tagliare due o quattro brevi clip intorno ai momenti di insegnamento più forti e scambi di domande e risposte; raccogliere la chat e il testo di domande e risposte nel backlog argomento e una bozza di FAQ; e pubblicare il replay per la vostra politica di gating. Dividere le clip, programmarle nelle settimane successive e l’evento di un’ora alimenta tranquillamente il calendario dei contenuti per un mese.

I dati debrief esportazioni

Tirare tre esportazioni mentre sono fresche: il rapporto di presenza con durate, i risultati dei sondaggi e il registro Domande e risposte. Instradarli – durate e impegno alle vendite per la priorità, sondaggi al marketing per la messaggistica, domande al backlog. Imposta un promemoria del calendario per questo, perché le piattaforme eliminano i dati degli eventi e le esportazioni smettono di essere disponibili esattamente quando qualcuno finalmente li chiede.

Il flusso di lavoro assemblato: un evento, cinque settimane, tre checklist

T-minus-3-weeks attraverso il giorno dell’evento

Lista di controllo uno (setup, settimana uno): argomento e titolo bloccati, pagina di registrazione live e test di percorso, sequenza di e-mail clonate e cablate, pacchetto social redatto e in coda, kit partner inviati. Checklist due (settimana dell’evento): prove con il produttore, inclusi condivisione dello schermo e sondaggi, slides final nel modello, email di promemoria verificate, controllo del banco del presentatore, piano di registrazione locale confermato. Il run-of-show doc porta il giorno stesso dell’evento.

48 ore e 7 giorni di chiusura

Lista di controllo tre: entro quarantotto ore – ripeti l’email ai partecipanti, non-show e-mail, lead caldi consegnati alle vendite con il loro contesto, la registrazione di backup; entro sette giorni – clip tagliate e programmate, replay pubblicato per policy, le esportazioni di dati instradati, e la revisione di trenta minuti tenuta con le sue due decisioni registrate. Quando queste liste di controllo vivono nel tuo strumento di progetto come un modello clonabile, “esecuzione di un webinar” diventa una quantità nota di lavoro – approssimativamente stimabile, delegabile e immune ai fallimenti del passo dimenticato che fanno temere i team il formato.

Consigli per l’acquisto in un paragrafo

Spendere prima su un microfono e l’impianto idraulico tra la registrazione e l’e-mail; spendere secondo il tempo del produttore; spendere su una piattaforma webinar dedicato solo quando il soffitto del vostro strumento di riunione è un problema che si è personalmente colpito; e spendere mai sulla lucentezza di produzione prima che il kit di sei-email e tre liste di controllo esistono. Squadre con strumenti modesti e flussi di lavoro completi superano i team con piattaforme premium e processi improvvisati in ogni coorte che ho visto descritto – perché il lavoro dello stack non è quello di impressionare i partecipanti, è quello di assicurarsi che nessun registrante, registrazione o piombo cada mai tra due strumenti.

Quando alla fine si valutano le piattaforme, eseguire la prova come prova piuttosto che come demo: creare una vera pagina di registrazione, registrarsi da un indirizzo personale, unirsi da un telefono sui dati mobili, eseguire un sondaggio, esportare il rapporto di presenza e cercare di ottenere il registrante nel tuo strumento di posta elettronica. Venti minuti di questo espone più di qualsiasi griglia di confronto delle funzionalità, perché i fallimenti che ti faranno male – un percorso di unione goffo, un’esportazione inutile, un’integrazione mancante – tutti vivono nell’impianto idraulico che la demo di vendita salta. Qualunque cosa tu scelga, documenta la tua configurazione (impostazioni di registrazione, tempi di registrazione delle email, impostazioni predefinite di registrazione) nella stessa cartella delle liste di controllo, in modo che lo stack rimanga lo stack del team piuttosto che la conoscenza privata di chi lo ha configurato. Un’operazione di webinar documentata in questo modo sopravvive alle vacanze, al fatturato e alla crescita – le tre cose che tranquillamente finiscono la maggior parte di loro. Gli strumenti continueranno a cambiare; le funzioni, i dispense e le liste di controllo in questo articolo supereranno ogni prodotto nominato in esso.