Herramientas de marketing de webinars y flujo de trabajo: qué usar y cómo

Pregunte qué herramientas necesita para seminarios web y se le venderá una plataforma. Pero la plataforma alberga una hora de un proceso que abarca cinco semanas, y el flujo de trabajo circundante, no el software de alojamiento, es lo que determina si los registrantes aparecen, se siguen los clientes potenciales y las grabaciones obtienen una segunda vida. Este artículo cubre la función de pila por función, luego ensambla el flujo de trabajo de extremo a extremo con sus traspasos y listas de verificación, porque los traspasos son donde los programas de seminario web realmente se rompen.

Función 1: La plataforma de alojamiento, elegida por requisito

Tres niveles de capacidad de alojamiento

El nivel uno es el software de reuniones por el que ya paga: Zoom, Meet, Teams, que maneja sesiones pequeñas y medianas, pantalla compartida, grabación y registro básico. El nivel dos es el modo de webinar dedicado o software (Webinars de Zoom, Livestorm, Demio, WebinarJam y compañeros) que agrega páginas de registro, separación de asistentes contra panelistas, encuestas, análisis y correos electrónicos automatizados. El nivel tres agrega automatización perenne: sesiones de reproducción programada y bajo demanda con mecánica en vivo simulada. Sube solo cuando un requisito lo obligue: límites de tamaño de audiencia, la necesidad de anonimato de los asistentes, profundidad de integración o embudos bajo demanda.

Las capacidades que realmente importan en la evaluación

Al comparar plataformas, pon en peso las características poco glamorosas: confiabilidad de la experiencia de unirse en redes corporativas y teléfonos (cada falla de unirse es un cliente potencial por el que pagaste y perdiste), calidad de los datos de asistencia y participación exportados, si los datos del registrante fluyen limpiamente en su herramienta de correo electrónico y cuán indoloramente se exporta la grabación. Demostración de gráficos de etapa de lujo bien y convertir a nadie.

Función 2: Registro y la ruta de datos

La página y el formulario

Ya sea que utilice la página nativa de la plataforma o su propio creador de páginas de destino, el activo de registro necesita un título orientado a resultados, tres balas para llevar, credibilidad del orador, logística con zona horaria y una forma mínima. Agrega una pregunta calificada solo si alguien actuará sobre las respuestas. Pruebe usted mismo todo el camino en un teléfono – regístrese, reciba la confirmación, encuentre el enlace de unión – porque el camino es el producto hasta el día del evento.

Dónde deben aterrizar los datos

Decide antes de la primera promoción dónde vive el registrante: tu plataforma de correo electrónico o CRM, no un CSV que alguien exporta más tarde. Alambre la conexión (integración nativa o un simple puente de automatización) para que el registro active automáticamente la secuencia de confirmación y recordatorio y marque el contacto con el nombre del evento. Esta sola pieza de plomería es la diferencia entre el seguimiento que ocurre en horas y semanas.

Función 3: El kit de punto de contacto de correo electrónico

Los seis correos electrónicos estándar

Modifique estos una vez y clone por evento: confirmación con el archivo de calendario, un recordatorio de valor agregado unos días (compartir un recurso relacionado, crear anticipación), recordatorio día antes, recordatorio hora antes con el enlace de unión arriba, el correo electrónico de repetición y materiales a los asistentes y el correo electrónico de repetición que se perdió a no presentarse. El correo electrónico de una hora antes es el que más aumenta la asistencia; los dos correos electrónicos posteriores al evento son los que más aumentan los ingresos. Ninguno tiene que ser inteligente, necesitan ser enviados.

Archivos de calendario como herramienta de asistencia

Adjuntar o vincular una invitación de calendario adecuada en la confirmación. Un webinar que existe en el calendario del registrante con un enlace de unión en el que se puede hacer clic compite por su martes en términos pares; uno que vive en un correo electrónico enterrado pierde con lo que traiga esa tarde. Es la mejora más barata de la tasa de asistencia en toda la pila.

Función 4: La configuración de la presentación

El escritorio del presentador, estandarizado

Arreglar una configuración física repetible: micrófono externo o auriculares probados, cámara a nivel de los ojos, luz hacia el presentador, Internet por cable cuando sea posible, notificaciones silenciadas, una segunda pantalla o contorno impreso para las notas del presentador y agua. Mantenga las diapositivas en una plantilla compartida con las convenciones de la casa: texto grande, una idea por diapositiva, recapitular las diapositivas entre bloques. Grabar la copia de seguridad local si la plataforma lo soporta; las grabaciones son la mitad del valor del evento y las plataformas de vez en cuando se comen.

El asiento del productor y su consola

Para cualquier cosa más allá de las sesiones íntimas, el personal tiene un segundo asiento: admitir a los asistentes, publicar enlaces de chat preparados en momentos con guión, lanzar encuestas, clasificar preguntas y respuestas y manejar al asistente que no puede escuchar. Dale al productor un documento de consola de una página: las marcas de tiempo de la presentación, los enlaces para pegar, las preguntas de la encuesta y el plan de emergencia (el presentador deja caer: el productor mantiene la habitación y comparte el estado de reincorporación). Este papel, no un mejor software, es lo que hace que los eventos se sientan dirigidos profesionalmente.

Función 5: La cola de promoción

Promoción social como paquete con plantilla

Cada evento incluye un paquete social estándar en todos sus canales: anuncio, dos o tres publicaciones angulares (el problema, un adelanto de un punto de enseñanza, la historia del orador), la última llamada, el día y la repetición y las publicaciones de clip posteriores al evento. Redactar el paquete de una sola vez y programar de extremo a extremo en el SocialBlaze social media programer – la cola se ejecuta la pista mientras que el equipo prepara el contenido, y la vista del calendario muestra el arco de promoción de cada evento junto a su publicación regular por lo que ninguna de las multitudes fuera de la otra.

Kits de amplificación de socios y altavoces

Cuando los invitados o socios están involucrados, haz la amplificación sin esfuerzo: envíales un mini-kit con dos publicaciones preescritas, el enlace de registro y cualquier gráfico, además de las fechas de publicación sugeridas alineadas con tu pista. Los socios promueven lo que no tiene fricción. El kit dura veinte minutos y a menudo duplica las inscripciones en eventos asociados.

Función 6: El kit de reasignación

Desde la grabación hasta la familia de activos en una semana

En espera después del evento: exportar y hacer una copia de seguridad de la grabación; recortarla en una reproducción limpia con la limpieza eliminada; cortar de dos a cuatro clips cortos en torno a los momentos de enseñanza más fuertes y los intercambios de preguntas y respuestas; cosechar el chat y el texto de preguntas y respuestas en el backlog del tema y un borrador de preguntas frecuentes; y publicar la repetición según su política de compuerta. Capture los clips, programelos en las siguientes semanas y el evento de una hora alimenta silenciosamente el calendario de contenido durante un mes.

Las exportaciones de datos

Saque tres exportaciones mientras están frescas: el informe de asistencia con duraciones, resultados de encuestas y el registro de preguntas y respuestas. Enrutarlos – duraciones y compromiso con las ventas para la priorización, encuestas para la comercialización de mensajes, preguntas a la acumulación. Establece un recordatorio de calendario para esto, porque las plataformas envejecen los datos del evento y las exportaciones dejan de estar disponibles exactamente cuando alguien finalmente los solicita.

El flujo de trabajo ensamblado: un evento, cinco semanas, tres listas de verificación

T-menos-3-semanas a través del día del evento

Lista de verificación uno (configuración, semana uno): tema y título bloqueado, página de registro en vivo y probada, secuencia de correo electrónico clonada y cableada, paquete social redactado y en cola, kits de socios enviados. Lista de verificación dos (semana del evento): ensayo con el productor, incluyendo el uso compartido de la pantalla y las encuestas, diapositivas finales en la plantilla, correos electrónicos de recordatorio verificados, verificación del mostrador del presentador, plan de grabación local confirmado. El documental de presentación lleva el día del evento en sí.

Los cierres de 48 horas y 7 días

Lista de verificación tres: dentro de cuarenta y ocho horas: correo electrónico de repetición a los asistentes, correo electrónico sin presentación, clientes potenciales entregados a las ventas con su contexto, grabación respaldada; dentro de siete días: clips cortados y programados, reproducción publicada por política, exportación de datos enrutados y revisión de treinta minutos con sus dos decisiones registradas. Cuando estas listas de verificación viven en la herramienta de su proyecto como una plantilla clonable, “ejecutar un seminario web” se convierte en una cantidad conocida de trabajo, aproximadamente estimable, delegable e inmune a los fallos de pasos olvidados que hacen que los equipos teman el formato.

Asesoramiento de compra en un párrafo

Gasta primero en un micrófono y la plomería entre el registro y el correo electrónico; pasa segundo en el tiempo del productor; pasa en una plataforma de webinar dedicada solo cuando el techo de tu herramienta de reunión es un problema que has golpeado personalmente; y nunca gastes en brillo de producción antes de que existan el kit de seis correos electrónicos y tres listas de verificación. Equipos con herramientas modestas y flujos de trabajo completos superan a los equipos con plataformas premium y procesos improvisados en cada cohorte que he visto descritos, porque el trabajo de la pila no es impresionar a los asistentes, es asegurarse de que ningún registrante, grabación o líder caiga entre dos herramientas.

Cuando finalmente evalúe las plataformas, ejecute la prueba como un ensayo en lugar de una demostración: cree una página de registro real, regístrese desde una dirección personal, únase a un teléfono en datos móviles, realice una encuesta, exporte el informe de asistencia e intente incluir al registrante en su herramienta de correo electrónico. Veinte minutos de esto expone más que cualquier cuadrícula de comparación de características, porque los fallos que le harán daño – una ruta de unión torpe, una exportación inútil, una integración faltante – todos viven en la plomería que salta la demostración de ventas. Lo que usted elija, documente su configuración (configuración de registro, tiempos de correo electrónico, valores predeterminados de grabación) en la misma carpeta que las listas de verificación, de modo que la pila permanezca como la pila del equipo en lugar del conocimiento privado de quien lo configuró. Una operación de webinar documentada de esta manera sobrevive a las vacaciones, la facturación y el crecimiento, las tres cosas que silenciosamente terminan la mayoría de ellas. Las herramientas seguirán cambiando; las funciones, las transferencias y las listas de verificación en este artículo durarán más que cada producto nombrado en él.