Email Marketing per i club civici: costruire una lista che converte

Ogni club civico corre già via email – il promemoria della riunione, la risposta – tutto sul carro della parata, il biglietto del tesoriere. Quello che manca alla maggior parte dei club è il secondo programma di posta elettronica rivolto verso l’esterno: l’elenco dei partecipanti alla frittura di pesce, i noleggiatori di sale, le famiglie di borse di studio e i vicini curiosi che hanno detto “tenetemi pubblicato” e non hanno mai più sentito dal club. Quei contatti sono il più caldo gruppo di reclutamento e raccolta fondi del club, che evapora silenziosamente. Questa guida costruisce correttamente entrambe le tracce senza esaurire una segretaria volontaria.

Le due liste e perché devono essere separate

Il percorso dei membri: logistica più appartenenza

I membri hanno bisogno di email operative – che soddisfino i cambiamenti, i turni di servizio, le scadenze – ma la conservazione è costruita da contenuti di appartenenza: foto del progetto, un benvenuto per il nuovo membro, i due paragrafi umani del presidente sul perché il sabato è importante. Un club le cui uniche email sono di logistica allena i membri a scremare; mescolando orgoglio e personalità mantiene viva l’abitudine aperta per i messaggi che ne hanno bisogno.

La traccia della community: la lista che nessuno costruisce

Chiunque acquisti un biglietto per la lotteria, partecipi alla colazione, affitti la sala, faccia domanda per la borsa di studio o firmi il foglio della casa aperta è una persona che ha scelto di interagire con il club. Con una casella di controllo del consenso in ciascuno di questi punti di contatto (“potremmo inviarti un’email su eventi e progetti del club?”), il club costruisce una lista della comunità che in genere sminuisce la sua appartenenza entro due stagioni – e tale elenco è chi riempie l’evento del prossimo anno, dona alla campagna e alla fine entra in una riunione.

Perché la separazione conta

La logistica interna annoia gli estranei e espone le attività del club; la promozione esterna infastidisce i membri che hanno già commesso. Due liste, due calendari, due toni. La maggior parte dei programmi di posta elettronica del club che muoiono di cancellazioni muoiono perché tutto è andato a tutti.

Raccogliere indirizzi come fa parte dell’evento

Crea la cattura in ogni punto di contatto pubblico

Vendita biglietti (i moduli online rendono automatico questo), gli appunti di iscrizione allo stand con un chiaro intestazione “unirsi alla nostra lista e-mail”, i codici QR sui poster degli eventi che indicano un’iscrizione a un campo, il contratto di noleggio della sala, la domanda di borsa di studio. Dichiara chiaramente ciò che riceveranno: “un aggiornamento mensile su ciò che il club sta facendo in [town], più i nostri grandi eventi.” Le promesse specifiche si convertono meglio e stabiliscono le aspettative che devi mantenere.

Il consenso e la legge sono anche valori del club

Segui le normative e-mail applicabili – invio basato sul permesso, identità del mittente onesto, disiscrizione al lavoro – e onora lo standard che il club detiene ovunque: la vicinanza. Non aggiungere mai qualcuno che non ha chiesto, non condividere mai la lista con gli sponsor e eliminare ogni anno gli indirizzi rimbalzati e inattivi. Un elenco pulito e consenziente arriva anche nelle caselle di posta piuttosto che nello spam, che è il punto.

Salvare l’archivio

La maggior parte dei club possiede anni di oro di contatto in vecchi fogli di calcolo di eventi e accessi cartacei – troppo stantio per spedire in modo sicuro. Esegui un attento sforzo di ri-autorizzazione se recente abbastanza per le regole della tua piattaforma di posta elettronica, o semplicemente lasciala andare e costruisci una nuova disciplina. Andare avanti è più importante che guardare indietro.

Cosa deve inviare il club e quando

Il bollettino mensile della comunità

Una email al mese alla lista della community: la storia principale (il progetto del mese scorso con la sua migliore foto), cosa sta arrivando, un modo per aiutare (slot volontari, link dei biglietti, necessità di donazione) e un invito permanente “visita una riunione”. Cinque minuti di lettura, caldo nel tono, firmato da una persona. Mensile è la frequenza che mantiene familiarità senza bruciare benvenuto – club raramente hanno più notizie genuine di quello, e imbottitura uccide credibilità.

Sequenze di eventi con reale urgenza

Per la raccolta fondi firma: annuncio, una storia del perché-è-materia (“dove sono andati i proventi dell’anno scorso”), un promemoria mentre la data si avvicina, e un giorno-prima nota. In seguito – e questo è il club di invio saltare sempre – l’e-mail dei risultati: totali, foto, grazie. Il messaggio dei risultati è quello che costruisce la partecipazione del prossimo anno, perché dimostra che il biglietto ha acquistato qualcosa di reale.

La cadenza dei membri

Le note settimanali o bisettimanali dei membri funzionano meglio brevi e skimmable: riunione e programma di questa settimana, elementi di azione in grassetto, una celebrazione. Rispettare le caselle di posta dei membri senza pietà; il club che invia cinque e-mail su un potluck guadagna il riflesso non letto dell’archivio. Per la discussione, indicare qualsiasi forum il club utilizza piuttosto che rispondere-tutti i thread.

Crea un editor volontario

I modelli sono la tua assicurazione di possesso

Crea il bollettino e i layout delle note di riunione una volta nella tua piattaforma di posta elettronica – testa di albero, sezioni, sign-off – in modo che ogni problema sia pieno. I modelli hanno tagliato la produzione a meno di un’ora e, soprattutto, sopravvivono alla consegna: il segretario del prossimo anno eredita un formato, un archivio di edizioni passate e un ritmo, invece di una pagina bianca.

Scrivi come un vicino con le notizie

Il registro che funziona per le email del club è lo stesso che funziona sopra la recinzione: semplice, specifico, un po ‘incasinato. “Il trailer ha un appartamento sulla strada per la pulizia – grazie, Hendersons, per il salvataggio” supera “il comitato desidera riconoscere il supporto logistico”. Le foto di persone che fanno le cose battono la clip art delle strette di mano ogni volta.

Rendere ogni email inoltrabile

Club email si diffonde da inoltro – ai coniugi, all’amico che ha detto di voler volontariato. Aiutalo a viaggiare: un argomento chiaro (“Cosa ha fatto il Rotary a marzo”), storie indipendenti che non hanno bisogno di contesto interno e un link di iscrizione nel piè di pagina in modo che il lettore inoltrato possa unirsi alla lista. L’inoltro è il ciclo di crescita organico del club; design per esso.

Email nel sistema più grande del club

Coppia con social, non duplicare

I social media sono la vetrina pubblica del club; l’email è il seguito con le persone che sono entrate. Lasciamo che si alimentino a vicenda: la migliore storia del bollettino viene programmata attraverso i canali social del club (uno strumento come il SocialBlaze scheduler di social media mantiene quel drumbeat andando tra i bollettini), mentre i follower dei social ricevono richieste periodiche di unirsi alla lista “in modo da non perdere quelli grandi”. Il sistema combinato raggiunge sia gli scrollers che i controlli di posta in arrivo.

Connessione al funnel di iscrizione

Il lavoro di reclutamento delle e-mail è la porta gentile e ripetuta: ogni bollettino porta l’invito degli ospiti; dopo gli eventi, i partecipanti ricevono una nota dedicata “godersi il pesce fritto? vieni a vedere di cosa stiamo parlando”; le risposte alle richieste provengono da un essere umano entro un giorno. Traccia quali membri sono arrivati attraverso la lista – dopo un anno o due, il bollettino di solito si rivela essere il canale di reclutamento più produttivo del club, ad un costo di circa nulla.

La raccolta fondi chiede, usata con parsimonia

La lista della comunità può portare una o due richieste dirette all’anno – la campagna annuale, la spinta del giorno di consegna – e atterreranno molto meglio perché altri undici mesi hanno stabilito cosa fa il club con i soldi. Keep chiede concrete (“$40 manda un bambino al campo”) e riporta nel prossimo bollettino. Non lasciare mai chiedere storie in numero maggiore; il rapporto è la relazione.

Misurazione e mantenimento

I quattro numeri del club

Trimestralmente, controlla: crescita dell’elenco della comunità, tendenze aperte e clic sul bollettino, registrazioni di eventi attribuibili alle e-mail e richieste di reclutamento da e-mail. Segnalali nei minuti del consiglio accanto al tesoro. Quando il gala si esaurisce una settimana prima e il picco di registrazione corrisponde alla data di invio, il caso per il programma si fa da solo.

A prova di transizione tutto

I programmi di posta elettronica nei club muoiono al cambio di ufficiale, non da contenuti scadenti. La difesa: account della piattaforma di proprietà di un indirizzo del club, un runbook di una pagina (liste, modelli, calendario, custodia di accesso) e una sovrapposizione di due uffici all’accesso. Un club che può mantenere il suo bollettino in arrivo in programma attraverso cinque cambi di segretario ha costruito qualcosa di più raro di un buon marketing – un’istituzione, che è ciò che i club dovrebbero essere i migliori.

Ascoltare via email: sondaggi e il ciclo di feedback

L’indagine annuale della comunità

Una volta all’anno, invia alla community un sondaggio di tre minuti: quali eventi hai partecipato, cosa dovrebbe fare di più il club, consideri l’appartenenza, cosa ha bisogno la città che nessuno fornisce? Le percentuali di risposta sulle calde liste locali sono rispettabili e le risposte sono a doppio dovere: la guida alla programmazione per il consiglio e un segnale di reclutamento (ogni risposta “Considererei di aderire” ottiene un follow-up personale entro la settimana).

Microfeedback dopo ogni evento

L’email di ringraziamento post-evento dovrebbe portare una domanda, non venti: “qual è una cosa che dovremmo fare meglio l’anno prossimo?” Le domande a risposta singola vengono esaudite e le risposte arrivano in una vera casella di posta in cui un essere umano può rispondere, il che sorprende le persone abituate a sondaggi aziendali. Compila le risposte per il comitato degli eventi mentre le lezioni di demolizione sono fresche.

Chiudere il ciclo visibilmente

I programmi di feedback muoiono quando gli intervistati non vedono mai conseguenze. Nel prossimo bollettino, riporta: “hai chiesto altri eventi serali – eccone due”, “parcheggio reclami sentiti; la navetta ritorna”. Il modello di “ti-disse-noi-did” dimostra che il club ascolta, che è tra le qualità più rare e più attraenti che un’organizzazione comunitaria possa mostrare. Col tempo cambia il rapporto: la lista smette di essere un pubblico e diventa una circoscrizione elettorale – persone che sentono la parziale proprietà della direzione del club, che è un invito personale lontano dall’appartenenza.