Come creare una politica sui social media per la tua azienda

Perché ogni azienda ha bisogno di una politica sui social media

Senza una politica sui social media, ti affidi al giudizio individuale di ogni dipendente su ciò che è appropriato condividere, commentare e approvare online. La maggior parte dei dipendenti ha un buon giudizio. Ma un dipendente che condivide informazioni riservate, un tweet mal formulato da un account ufficiale o un DM fuorviante possono creare un problema legale, HR o PR che una politica chiara avrebbe impedito.

Una politica sui social media non riguarda la limitazione dei dipendenti, ma la rimozione dell’ambiguità. Quando le persone conoscono i confini, si sentono più sicuri di partecipare sui social media, non meno. Le migliori politiche consentono ai dipendenti di essere attivi sui social media proteggendo al contempo sia l’individuo che l’azienda.

Componenti fondamentali di una politica sui social media

Ambito di applicazione e applicabilità

Definire a chi si applica la politica: tutti i dipendenti, appaltatori, stagisti e chiunque abbia accesso alle informazioni aziendali o rappresenti l’azienda pubblicamente. Specificare se la politica copre solo i conti ufficiali del marchio o anche i conti personali quando i dipendenti identificano il loro datore di lavoro.

Gestione ufficiale dell’account

Documenta chi ha accesso agli account social ufficiali, quale approvazione è richiesta prima della pubblicazione e come vengono gestite le credenziali dell’account. Specificare i flussi di lavoro di approvazione dei contenuti: chi esamina i contenuti prima che vengano pubblicati, quanto rapidamente devono essere eseguite le approvazioni e quali contenuti possono essere pubblicati senza approvazione (engagement di routine rispetto ai post della campagna).

Linee guida personali sui social media

I dipendenti hanno diritto agli account personali sui social media. La tua politica dovrebbe chiarire: se i dipendenti dovrebbero rivelare la loro affiliazione al datore di lavoro quando pubblicano argomenti di settore, l’aspettativa di aggiungere un disclaimer “le visualizzazioni sono mie” e quali argomenti sono off-limits (informazioni aziendali riservate, nomi di clienti senza autorizzazione, controversie interne). Inquadrali come guida protettiva, non come sorveglianza.

Confini di riservatezza

Elencare categorie specifiche di informazioni che non devono mai essere condivise sui social media: dettagli del prodotto non pubblicati, dati sulle prestazioni finanziarie, nomi di clienti o clienti senza consenso, documenti di strategia interni, informazioni personali dei dipendenti e procedimenti legali. Essere concreti – “informazioni riservate” è troppo vago per essere attuabile.

Protocolli di crisi

Definire cosa dovrebbero fare i dipendenti quando vedono una crisi dei social media in via di sviluppo: chi notificare, cosa non pubblicare e come indirizzare le indagini al team appropriato. Durante una crisi, solo i portavoce designati dovrebbero rispondere sui canali ufficiali e i dipendenti dovrebbero evitare di commentare le questioni ufficiali dai conti personali.

Considerazioni legali e normative

Obblighi di divulgazione

Se i dipendenti approvano i prodotti aziendali sui social media, potrebbero essere applicati requisiti di divulgazione. I dipendenti che condividono contenuti promozionali dovrebbero identificare il loro rapporto con l’azienda. Questa è sia una pratica etica che un requisito normativo in molte giurisdizioni.

Copyright e proprietà intellettuale

I dipendenti non dovrebbero condividere materiale protetto da copyright (articoli, immagini, musica) sugli account aziendali senza una licenza adeguata. La policy dovrebbe chiarire come procurarsi le immagini, quali contenuti possono essere condivisi e come attribuire correttamente contenuti di terze parti.

Scrivere il documento politico

Mantienilo leggibile

Scrivi la politica in un linguaggio semplice, non in gergo legale. Usa intestazioni, punti elenco ed esempi. La politica è inutile se i dipendenti non riescono a capirla. Cerca un documento che possa essere letto in 15 minuti o meno.

Includere esempi

Per ogni regola, fornire un esempio di ciò che è accettabile e ciò che non lo è. “Non condividere informazioni riservate” diventa perseguibile quando accompagnato da “Esempio: non pubblicare su un progetto client prima che venga annunciato pubblicamente. Condividi: la tua esperienza generale nel settore senza nominare clienti specifici.

Renderlo accessibile

Pubblica la policy sul tuo wiki interno, intranet o unità condivisa. Includerlo nei nuovi materiali di onboarding dei dipendenti. Rivedere ogni anno e aggiornarlo quando le piattaforme cambiano le loro caratteristiche o politiche.

Rilascio della politica

Formazione, non solo documentazione

Distribuire la politica con una sessione di formazione – una presentazione di 30 minuti che spiega il ragionamento dietro ogni sezione, camminando attraverso esempi e rispondendo alle domande. Una politica che viene inviata via email senza contesto viene archiviata non letta. Una politica che viene discussa e spiegata viene seguita.

Responsabilità del gestore

Formare i manager per rispondere alle domande politiche dei social media e modellare un buon comportamento dei social media. I manager dovrebbero essere il primo punto di contatto quando i dipendenti non sono sicuri se un post è appropriato.

Mantenere e aggiornare la politica

Le piattaforme, i regolamenti e le norme dei social media cambiano regolarmente. Rivedere e aggiornare la tua politica almeno una volta all’anno. Feedback da parte dei dipendenti: ci sono situazioni in cui la politica non si occupa? Non sono chiare le linee guida? Utilizzare incidenti reali (anonimizzati) come opportunità di apprendimento per perfezionare la politica.

La tua politica questa settimana

Inizia con le tre sezioni più importanti: accesso e approvazione dell’account ufficiale, linee guida dell’account personale e confini di riservatezza. Scrivili in un linguaggio semplice con almeno due esempi ciascuno. Condividi la bozza con il tuo team legale e da tre a cinque dipendenti per un feedback. Completare e distribuire entro due settimane. Una politica abbastanza buona da essere attuata ora è molto più preziosa di una politica perfetta che non viene mai scritta.