Redes sociales para centros de convenciones y salas de exposiciones

Entendiendo el Centro de Convenciones Social Media Audience

Los centros de convenciones y salas de exposiciones sirven a múltiples audiencias, cada una con diferentes necesidades y procesos de toma de decisiones. Los organizadores de eventos deben asegurarse de que sus instalaciones puedan manejar eventos de su tamaño, complejidad y requisitos técnicos. Los expositores que planean su presencia quieren saber que sus eventos atraen a asistentes de calidad en número suficiente. Los asistentes que buscan logística quieren información práctica sobre estacionamiento, comida y navegación. Y la comunidad local quiere saber qué eventos emocionantes están llegando a su ciudad.

Sus redes sociales deben hablar con todos estos grupos mientras mantienen una voz de marca cohesiva que posiciona su instalación como profesional, versátil y con mentalidad comunitaria. Esto requiere una estrategia de contenido que equilibre el contenido promocional con información práctica y participación de la comunidad.

Los centros de convenciones también son instituciones cívicas. Representan la capacidad de su ciudad para albergar grandes reuniones y atraer visitantes de todo el mundo. Sus redes sociales deben reflejar este orgullo cívico y posicionar sus instalaciones como un motor de actividad económica y vitalidad cultural en su comunidad.

Plataforma para grandes espacios

Instagram y Facebook

Instagram es ideal para contar historias visuales que muestren su lugar en su forma más impresionante. Las tomas de gran angular de salas vacías listas para su configuración demuestran escala y potencial. Los videos de lapso de tiempo de los eventos muestran la capacidad operativa. Las fotos de los pisos de exhibición llenos demuestran que su lugar atrae multitudes. La fotografía aérea captura el alcance completo de su instalación de una manera que las tomas a nivel del suelo no pueden.

Facebook tiene un doble propósito: llega a las audiencias locales que descubren eventos a través de las características de eventos de la plataforma y la búsqueda local, y proporciona un centro para páginas específicas de eventos y participación de la comunidad. Facebook es también donde muchos organizadores de eventos revisan las revisiones y la información comercial antes de hacer el contacto inicial.

LinkedIn

LinkedIn es donde se conecta con planificadores de eventos, clientes corporativos, ejecutivos de asociaciones y profesionales de la industria que toman decisiones de reserva. Comparta estudios de casos de éxito de eventos, mejoras de infraestructura y mejoras de capital, iniciativas de sostenibilidad y liderazgo de pensamiento de la industria sobre el sector de reuniones y convenciones. El contenido de LinkedIn debe posicionar al equipo de liderazgo de tu lugar como socios conocedores del éxito de los eventos, no solo como proveedores de espacio.

YouTube

Invierte en contenido de video de alta calidad para YouTube. Visitas virtuales que recorren todos los espacios, videos testimoniales de clientes con organizadores de eventos que describen su experiencia, carretes de eventos destacados que capturan la energía de las principales convenciones y detrás de escena mira a su equipo de operaciones preparándose para una reunión importante. Este contenido vive en tu canal de YouTube indefinidamente y puede ser integrado en tu sitio web, incluido en las respuestas de RFP y compartido en otras plataformas.

Mostrar su instalación

Contenido visual que convierte consultas en reservas

El espacio físico es su producto, y debe verse espectacular en las redes sociales. Invierta en fotografía y videografía profesional que capture su lugar en su mejor momento. Dispara a tu local en múltiples configuraciones: un piso de ferias comerciales lleno de cabinas de expositores, un salón de baile para una cena de gala formal con iluminación dramática, una sala de descanso lista para un taller corporativo con tecnología visible, una sala vacía que muestra el potencial en bruto del espacio con luz natural que entra.

Programa sesiones de fotos regulares, no solo cuando los eventos están sucediendo. Captura tu lugar en diferentes estaciones, diferentes condiciones de iluminación y diferentes configuraciones. Cree una biblioteca visual completa que pueda aprovechar durante todo el año para mantener un calendario de publicación consistente.

Tours virtuales

Crea videos detallados de visitas virtuales que los organizadores de eventos puedan compartir con sus clientes, comités y partes interesadas. Camine por los muelles de carga que muestran capacidad logística, salas de exposiciones que demuestran configuraciones de piso, salas de reuniones que destacan la tecnología y el confort, vestíbulos que muestran espacios de primera impresión y comedores que presentan entornos de restauración. Resalta las especificaciones técnicas como la altura del techo, la capacidad eléctrica, el ancho de banda de Internet y los sistemas AV integrados. Este contenido práctico ayuda a los planificadores a tomar decisiones y acorta el ciclo de ventas.

Antes y después de las transformaciones

Muestra cómo se transforma el mismo espacio para diferentes tipos de eventos. Una comparación lado a lado o time-lapse que muestra la misma sala configurada como una conferencia de tecnología con cabinas de exposición, luego una recepción de bodas con arreglos florales, luego una feria comercial de bienes de consumo con instalaciones masivas demuestra versatilidad y provoca ideas para clientes potenciales que podrían no haber imaginado ciertos usos para su espacio.

Amplificar los eventos que organizas

Cada evento en su lugar es una oportunidad de marketing para futuras reservas. Trabaja con los organizadores de eventos para promocionar sus eventos en tus canales. Comparte sus anuncios, etiqueta sus cuentas y usa sus hashtags de eventos junto con tu propio hashtag de marca. Este enfoque colaborativo beneficia a ambas partes: obtienen promoción adicional y obtienes contenido fresco que demuestra tu lugar en acción.

Durante los eventos, publica contenido en vivo que muestre la energía y la escala de la reunión. Las tomas amplias de pisos de exhibición llenos de gente transmiten poder de atracción. Los videos de lapso de tiempo de la configuración del stand demuestran suavidad operativa. Las entrevistas a los asistentes capturan la experiencia desde la perspectiva del participante. Cada pieza de contenido en vivo contribuye a la narrativa de que su lugar es donde ocurren eventos importantes.

Después de los eventos, cree publicaciones estilo estudio de caso que resalten detalles clave (con el permiso del organizador): cifras de asistencia, recuento de expositores, citas de clientes sobre la experiencia y fotos profesionales. Estos puestos sirven como piezas de la cartera que los futuros clientes pueden navegar al evaluar su lugar frente a la competencia.

Atraer a los organizadores de eventos

Tus redes sociales deberían hacer que los organizadores de eventos piensen: “Necesito organizar mi evento allí”. Esto significa demostrar constantemente competencia, profesionalismo y capacidad a través de su contenido. Comparta contenido sobre la experiencia de su equipo en logística de eventos, su infraestructura tecnológica, incluida la capacidad de banda ancha y los sistemas audiovisuales, sus capacidades de catering con fotografías de alimentos y aspectos destacados del menú, y su historial de eventos exitosos de diferentes tamaños y tipos.

Publicar sobre premios de la industria, certificaciones LEED, características de accesibilidad e iniciativas de sostenibilidad. Destacar las asociaciones con hoteles, empresas de transporte y organizaciones de marketing de destinos. Los organizadores de eventos deben saber que elegir su lugar significa elegir un ecosistema de apoyo que se ocupe de todo, desde los traslados al aeropuerto hasta el entretenimiento después del horario de atención, no solo un edificio con habitaciones vacías.

Comunidad y compromiso local

Los centros de convenciones son los principales activos comunitarios que generan impacto económico mucho más allá de sus muros. Involúcrese con su público local promoviendo eventos públicos, programas comunitarios e historias de impacto económico. Comparte cómo los eventos en tu lugar crean empleos, impulsan las reservas de hoteles y atraen a los visitantes a restaurantes y atracciones locales. Cuantificar este impacto siempre que sea posible con recuentos de visitantes, estudios de impacto económico y estadísticas de habitaciones y noches.

Asóciese con la oficina local de convenciones y visitantes, las juntas de turismo y el gobierno de la ciudad en campañas de redes sociales que promuevan el destino en su conjunto. Etiqueta a estos socios en publicaciones relevantes para extender tu alcance a sus audiencias. Cuando su lugar se posiciona como un activo de la comunidad que beneficia a todos, gana apoyo público, cobertura de los medios y buena voluntad política que se traduce en ventajas operativas.

Manejar múltiples eventos simultáneamente

Los grandes centros de convenciones suelen organizar múltiples eventos a la vez, creando oportunidades de contenido y desafíos de coordinación. Tus redes sociales deben adaptarse a esto sin confusión. Crea contenido específico para cada evento pero mantén una voz consistente en la publicación. Usa etiquetas claras en los subtítulos, hashtags y gráficos para identificar a qué evento estás haciendo referencia. Pin eventos específicos de información a sus historias destaca para que los asistentes pueden encontrar fácilmente la logística para su reunión particular.

Comunicación de crisis y actualizaciones en tiempo real

Los centros de convenciones ocasionalmente enfrentan eventos climáticos, situaciones de seguridad, fallas técnicas o desafíos logísticos que afectan las operaciones de eventos. Las redes sociales son tu canal de comunicación más rápido en estas situaciones, llegando a los asistentes y organizadores más rápido que los árboles de correo electrónico o teléfono. Establecer protocolos para la comunicación de emergencia: quién tiene autoridad para publicar, qué idioma y tono usar, y cómo coordinar con los organizadores del evento y las autoridades locales. Ensaye estos protocolos regularmente para que su equipo pueda ejecutar sin problemas bajo presión.

Medir el ROI para el Centro de Convenciones Social Media

Seguimiento de métricas que se conectan a los ingresos y reservas. Monitoree las visitas al sitio web de su página de consulta de reservas desde referencias sociales, mensajes directos de planificadores de eventos que expresen interés, presentaciones de RFP que hagan referencia a las redes sociales como un canal de descubrimiento y encuestas de organizadores de eventos que pregunten cómo se enteraron de su lugar. Si bien las métricas de conocimiento de marca como el crecimiento de los seguidores y la tasa de compromiso importan, en última instancia deberían subir a las reservas y los ingresos.

Mensaje de Sostenibilidad e Innovación

Los organizadores de eventos modernos priorizan cada vez más la sostenibilidad al seleccionar lugares, y los centros de convenciones que comunican sus compromisos ambientales en las redes sociales obtienen una ventaja competitiva. Comparte contenido sobre tus iniciativas de sostenibilidad: sistemas de iluminación y climatización energéticamente eficientes, programas de reducción y reciclaje de residuos, opciones de catering de origen local, estaciones de carga de vehículos eléctricos, medidas de conservación del agua y cualquier certificación ambiental que posea tu instalación. Este contenido demuestra la responsabilidad corporativa y se alinea con los valores de los organizadores de eventos progresivos.

Destacar las actualizaciones de innovación y tecnología que mejoran la experiencia del evento. La nueva infraestructura de banda ancha de alta velocidad, los sistemas AV actualizados, las capacidades de señalización digital, las integraciones de aplicaciones móviles y la tecnología de registro sin contacto indican que su lugar tiene visión de futuro y está comprometido a proporcionar una experiencia moderna y sin interrupciones. Crea contenido en torno a estas actualizaciones que explique el beneficio para los organizadores de eventos y asistentes en términos prácticos.

Características de accesibilidad

Muestre las características de accesibilidad de su instalación en las redes sociales para demostrar inclusión. Resaltar las entradas y vías que cumplen con la ADA, los sistemas de bucle auditivo, los baños accesibles, las áreas de visualización accesibles para sillas de ruedas y cualquier tecnología de asistencia disponible. Este contenido indica que su lugar da la bienvenida a todos los asistentes y puede acomodar diversas necesidades, lo cual es cada vez más importante para los organizadores de eventos que están comprometidos con la programación inclusiva.

Construir relaciones con asociaciones industriales

Los centros de convenciones sirven a un ecosistema de la industria que incluye planificadores de reuniones, organizaciones de marketing de destinos, socios hoteleros, proveedores de transporte y asociaciones de la industria. Involúcrese con estos socios del ecosistema en las redes sociales etiquetándolos en contenido relevante, compartiendo sus publicaciones sobre eventos en sus instalaciones y co-creando contenido que beneficie a todo el destino.

Participe y participe en conversaciones de redes sociales específicas de la industria. Siga publicaciones comerciales como Meetings Today, BizBash y PCMA, participe con su contenido y posicione su lugar como un líder de pensamiento en el espacio de reuniones y eventos. Cuando las conversaciones de la industria sobre tendencias de lugares, eventos híbridos o sostenibilidad ocurren en las redes sociales, su instalación debe contribuir con perspectivas informadas y creíbles que demuestren experiencia más allá de simplemente tener un edificio grande.

Asista y cubra ferias comerciales de la industria en sus propios canales de redes sociales. Cuando su equipo de ventas está en IMEX, PCMA Convening Leaders o eventos similares, comparta contenido detrás de escena del piso de exhibición, información de las sesiones de educación y las conexiones que se realizan. Este contenido demuestra que su equipo está activo en la industria y comprometido a mantenerse al día con las mejores prácticas.

Optimización de la gestión de múltiples plataformas

Gestionar las redes sociales para un centro de convenciones significa mantener presencias activas en múltiples plataformas mientras se coordina con numerosos organizadores de eventos, personal de ventas y socios comunitarios. Una herramienta centralizada de gestión de redes sociales no es un lujo; es una necesidad para la eficiencia operativa.

SocialBlaze ofrece a los centros de convenciones la capacidad de programar contenido en todas las plataformas, coordinar a los miembros del equipo para publicar responsabilidades y realizar un seguimiento del rendimiento en todos los canales. Cuando organiza docenas de eventos por año y necesita mantener una presencia profesional consistente, SocialBlaze mantiene todo organizado y en la marca.

Calendario de contenidos y planificación

Desarrolle un calendario de contenido integral que asigne su actividad de redes sociales al calendario de eventos. Para cada evento próximo, planifique contenido promocional previo al evento, asignaciones de día de cobertura y contenido de resumen posterior al evento. Entre eventos, llena el calendario con publicaciones de exhibición de instalaciones, focos de equipo, contenido de participación de la comunidad y liderazgo de pensamiento de la industria que mantenga tu presencia y refuerce tu marca.

Asigna roles y responsabilidades claros para las redes sociales en todo tu equipo. Su equipo de ventas puede proporcionar detalles de eventos y relaciones con los clientes, su equipo de operaciones puede capturar contenido detrás de escena y su equipo de marketing puede administrar la publicación y el compromiso. Un enfoque colaborativo asegura diversas perspectivas y una cobertura consistente sin sobrecargar a ningún miembro del equipo.

Cree una biblioteca de contenido perenne que se pueda compartir independientemente del calendario del evento: segmentos de visitas virtuales, perfiles de miembros del equipo, hechos y estadísticas de las instalaciones, logros de sostenibilidad y testimonios de clientes anteriores. Este banco de hoja perenne asegura que siempre tenga contenido de calidad listo para publicar, incluso durante períodos más lentos cuando se programan menos eventos.

Mirando hacia adelante

Los centros de convenciones que invierten en redes sociales atraerán a más organizadores de eventos, construirán relaciones comunitarias más fuertes y establecerán una reputación de marca que hará que su lugar sea la primera llamada para cualquiera que planifique una reunión importante. Trata cada evento como una oportunidad de contenido, cada organizador como un socio de colaboración y cada publicación como una inversión en el éxito futuro de tu lugar.